Identificatie van de onderneming
Karel Gruyaert BV
Astridlaan 62, 8310 Brugge (Assebroek)
Ondernemingsnummer / BTW: BE 0776628916
Tel.: +32 491 29 47 96 — E-mail: info@karelgruyaert.com
Website: www.karelgruyaert.com
Artikel 1 — Toepassingsgebied en aanvaarding
1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke reservatie, consultatie, behandeling, dienst, aanbieding, aankoop en overeenkomst tussen Karel Gruyaert BV (hierna “de Kliniek”) en de klant, met inbegrip van de prestaties die worden uitgevoerd door de aan de Kliniek verbonden artsen, specialisten en medewerkers.
1.2. Door het maken van een afspraak, het aanvaarden van een behandeling, het doen van een aankoop of de betaling van een factuur, verklaart de klant kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en deze integraal en zonder voorbehoud te aanvaarden. Deze voorwaarden primeren op eventuele tegenstrijdige voorwaarden van de klant.
1.3. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn enkel geldig wanneer ze schriftelijk en uitdrukkelijk door beide partijen werden overeengekomen.
1.4. De toepasselijke versie van de algemene voorwaarden is steeds die welke van kracht was op het ogenblik van de reservatie, behandeling, aankoop of overeenkomst. De actuele versie is steeds raadpleegbaar via www.karelgruyaert.com/algemene-voorwaarden en beschikbaar in de Kliniek.
Artikel 2 — Aard van de prestaties — Inspanningsverbintenis
2.1. De Kliniek voert haar prestaties uit volgens haar beste inzicht en vermogen, overeenkomstig de eisen van goed en zorgvuldig vakmanschap en de op dat ogenblik geldende stand van de wetenschap en de regels van de medische deontologie.
2.2. Alle verbintenissen van de Kliniek en van de aan de Kliniek verbonden artsen zijn inspanningsverbintenissen en geen resultaatsverbintenissen. Gezien het uitgesproken individuele karakter van esthetische en medisch-esthetische behandelingen — afhankelijk van huidtype, leeftijd, levensstijl, medische voorgeschiedenis, hormonale factoren en het opvolgen van de voor- en nazorginstructies — kan geen specifiek esthetisch resultaat worden gegarandeerd. Het resultaat van een behandeling kan niet worden vergeleken met het resultaat van eenzelfde behandeling bij een andere persoon.
2.3. De Kliniek:
- staat ervoor in dat behandelingen worden uitgevoerd door bevoegd personeel en/of bevoegde artsen, met gebruik van degelijke materialen en producten;
- informeert de klant voorafgaand aan de behandeling over de aard en omvang van de behandeling, de te verwachten resultaten, de mogelijke risico’s, de eventuele alternatieven en, voor zover redelijk mogelijk, de financiële gevolgen;
- respecteert de geldende voorschriften inzake hygiëne en steriliteit, waaronder onder meer ResAp (2008), het KB van 25 november 2005 en het advies HGR 8631 (2011);
- voert geen behandelingen uit die buiten haar beroepscompetenties of buiten de competenties van de behandelende arts vallen.
Artikel 3 — Aard van de prestaties en verhouding tot de behandelende zorgverleners
3.1. De Kliniek biedt zowel medische als niet-medische esthetische prestaties aan. Medische handelingen worden steeds uitgevoerd door of onder verantwoordelijkheid van een arts die aan de Kliniek verbonden is. Niet-medische esthetische prestaties en apparaatbehandelingen worden uitgevoerd door de Kliniek en haar gekwalificeerd personeel, met inachtneming van de toepasselijke regelgeving en, waar vereist, onder medisch toezicht.
3.2. De aan de Kliniek verbonden artsen handelen als zelfstandige zorgverleners onder hun eigen medische en deontologische verantwoordelijkheid en beschikken over een eigen beroepsaansprakelijkheidsverzekering. De Kliniek is niet aansprakelijk voor de individuele medische beslissing, indicatiestelling, uitvoering of nazorg die de behandelende arts neemt of verricht in het kader van zijn of haar autonome medische beoordelingsbevoegdheid.
3.3. De Kliniek stelt de infrastructuur, de uitrusting en de organisatorische omkadering ter beschikking en is verantwoordelijk voor het correct functioneren daarvan.
3.4. De rechten van de patiënt zoals vastgelegd in de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt blijven onverkort van toepassing op alle medische prestaties. Klachten van medische aard kunnen, naast de in deze voorwaarden beschreven klachtenprocedure, ook worden ingediend bij de Federale Ombudsdienst “Rechten van de patiënt”.
3.5. De Kliniek behoudt zich het recht voor om een behandeling te weigeren of te beëindigen wanneer er medische, deontologische of organisatorische redenen zijn die dit rechtvaardigen, zonder dat hieruit een recht op schadevergoeding voor de klant ontstaat.
Artikel 4 — Minderjarigen en handelingsbekwaamheid
4.1. Esthetische en medisch-esthetische behandelingen worden in principe enkel uitgevoerd bij meerderjarige klanten. De klant verklaart bij het maken van de afspraak meerderjarig te zijn.
4.2. Behandelingen bij minderjarigen worden enkel uitgevoerd op medische indicatie, na uitdrukkelijke beoordeling door de behandelende arts en mits schriftelijke toestemming van de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s), conform de toepasselijke wetgeving.
4.3. De Kliniek behoudt zich het recht voor een behandeling te weigeren wanneer er twijfel bestaat over de leeftijd, de handelingsbekwaamheid of de realistische verwachtingen van de klant.
Artikel 5 — Informatie, toestemming en bedenktermijn
5.1. Voorafgaand aan elke behandeling wordt de klant geïnformeerd over de aard, de verwachte resultaten, de mogelijke alternatieven, de risico’s en complicaties, de te volgen voor- en nazorginstructies en de kostprijs van de behandeling. De klant krijgt de mogelijkheid om hierover vragen te stellen.
5.2. Voor elke medische handeling wordt een afzonderlijk toestemmingsformulier ondertekend, dat per behandeling en per sessie geldt. Dit toestemmingsformulier maakt integraal deel uit van de overeenkomst tussen partijen.
5.3. Voor eerste medisch-esthetische behandelingen kan de behandelende arts een redelijke bedenktermijn aanbevelen tussen het voorafgaande consult en de uitvoering van de behandeling, in het belang van een geïnformeerde beslissing van de klant.
5.4. Door ondertekening van het toestemmingsformulier verklaart de klant op een voor hem of haar begrijpelijke wijze te zijn geïnformeerd en vrijwillig toestemming te geven voor de uitvoering van de behandeling.
Artikel 6 — Verplichtingen van de klant
6.1. De klant verbindt er zich toe alle informatie te verstrekken die redelijkerwijs noodzakelijk is voor een correcte en veilige uitvoering van de behandeling, waaronder onder meer:
- medische antecedenten, aandoeningen en chirurgische ingrepen;
- allergieën en intoleranties;
- actueel medicatiegebruik, met inbegrip van bloedverdunners, isotretinoïne (Roaccutane), antibiotica en hormonale behandelingen;
- zwangerschap, kinderwens of borstvoeding;
- eerdere esthetische en medisch-esthetische behandelingen (datum, soort, uitvoerder);
- recente of geplande tandheelkundige ingrepen of vaccinaties;
- recente blootstelling aan zon, zonnebank of zelfbruiner;
- relevante levensstijlfactoren.
6.2. De klant verbindt er zich toe alle instructies, adviezen en richtlijnen van de Kliniek en van de behandelende arts met betrekking tot de behandeling, de voorzorgen en de nazorg strikt na te leven.
6.3. De klant meldt eventuele huidreacties, irritaties, complicaties of ongewenste effecten onmiddellijk en uitsluitend rechtstreeks aan de Kliniek, zodat de situatie tijdig kan worden beoordeeld, opgevolgd en, indien nodig, behandeld. Indien de klant zonder voorafgaand overleg met de Kliniek zelf producten, medicatie of behandelingen toepast, of advies inwint of opvolgt van derden (waaronder andere artsen, apothekers, schoonheidsinstituten of externe personen), kan de Kliniek niet aansprakelijk worden gehouden voor enige verergering, bijkomende reactie, schade of nadelige gevolgen die daaruit voortvloeien.
6.4. De Kliniek kan niet aansprakelijk worden gehouden voor een verminderd resultaat, ongewenste reacties, complicaties of schade indien:
- de klant onjuiste, onvolledige of laattijdige informatie heeft verstrekt;
- de klant de voor- of nazorginstructies niet correct opvolgt;
- de klant producten gebruikt die niet door de Kliniek werden aanbevolen, of deze producten niet gebruikt overeenkomstig het verstrekte advies;
- de klant zonder voorafgaand overleg andere producten, behandelingen of externe adviezen toepast die het resultaat van de behandeling kunnen beïnvloeden.
6.5. De klant gedraagt zich in de Kliniek volgens algemeen aanvaarde normen en respecteert het personeel, de artsen en de andere klanten. Bij herhaald onaanvaardbaar gedrag, ondanks waarschuwing, behoudt de Kliniek zich het recht voor de klant de toegang tot de Kliniek te ontzeggen.
Artikel 7 — Afspraken
7.1. De klant kan afspraken maken via de website www.karelgruyaert.com, telefonisch of via WhatsApp op het nummer +32 491 29 47 96, of ter plaatse in de Kliniek.
7.2. Bij het maken van een afspraak voor een medisch-esthetische behandeling kan de Kliniek een voorschot of een gedeeltelijke vooruitbetaling vragen ter waarborg van de reservatie.
7.3. De Kliniek behoudt zich het recht voor een afspraak uitzonderlijk te verplaatsen wegens ziekte, overmacht of organisatorische redenen. In voorkomend geval wordt de klant zo spoedig mogelijk verwittigd en wordt een nieuwe afspraak aangeboden.
Artikel 8 — Annulatie, te laat komen en no-show
8.1. Afspraken kunnen tot 48 uur vooraf kosteloos worden geannuleerd of verzet. Annulaties of verplaatsingen van afspraken dienen minstens 48 uur vóór de afspraak schriftelijk of per e-mail te gebeuren.
8.2. Bij laattijdige annulatie (minder dan 48 uur vóór de afspraak) behoudt de Kliniek zich het recht voor een forfaitaire vergoeding van 50% van de voorziene behandelingsprijs aan te rekenen, ter dekking van de gereserveerde tijd, de mobilisatie van personeel en arts en de gederfde omzet.
8.3. Bij een no-show, zijnde het niet verschijnen op de afspraak zonder voorafgaande verwittiging, kan de volledige behandelingsprijs worden aangerekend.
8.4. Indien de klant meer dan 30 minuten te laat komt, behoudt de Kliniek zich het recht voor om de afspraak in te korten of geheel te laten vervallen. In dat laatste geval kan de Kliniek 50% van de geplande behandeling in rekening brengen. Indien de afspraak geheel vervalt door toedoen van de klant, kan tevens de volledige behandelingsprijs worden aangerekend overeenkomstig artikel 8.3.
8.5. De in dit artikel opgenomen forfaitaire vergoedingen gelden wederkerig ten aanzien van de klant. Indien de Kliniek, buiten gevallen van overmacht, een afspraak op minder dan 48 uur annuleert zonder gelijkwaardig alternatief, heeft de klant recht op een gelijkwaardige compensatie of een tegoed van gelijke waarde.
8.6. Door het maken van een afspraak verklaart de klant zich uitdrukkelijk akkoord met deze annulatie- en no-showvoorwaarden.
Artikel 9 — Tarieven en betaling
9.1. De prijzen van de behandelingen worden zichtbaar vermeld op de website en in de Kliniek. De vermelde prijzen zijn inclusief BTW (in zoverre BTW van toepassing is; bepaalde medische prestaties zijn vrijgesteld). Aanbiedingen, acties en promoties zijn geldig gedurende de vermelde looptijd en/of zolang de voorraad strekt.
9.2. Behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst worden behandelingen, producten en aankopen onmiddellijk na uitvoering contant betaald in de Kliniek, via cash, Bancontact, QR-code of een andere erkende elektronische betaalwijze.
9.3. Indien uitzonderlijk een factuur wordt toegestaan, geldt de factuurdatum of de op de factuur vermelde vervaldag als betalingstermijn. Facturen zijn betaalbaar zonder korting.
9.4. Iedere reservatie, behandeling, aankoop, betaling of factuur impliceert de kennisname en uitdrukkelijke aanvaarding van deze algemene voorwaarden.
Artikel 10 — Pakketten, abonnementen, voorschotten en promoties
10.1. Behandelingen die in pakketvorm, abonnement of actieformule worden aangekocht, dienen volledig te worden afgenomen binnen de overeengekomen of op het pakket vermelde geldigheidsperiode. Niet-afgenomen sessies binnen die periode vervallen.
10.2. Abonnementen, promoties, actieformules, voorschotten, pakketten en reeds betaalde behandelingen zijn niet terugbetaalbaar.
10.3. Onder voorbehoud van het voorgaande, behoudt de Kliniek zich het recht voor om, in geval van een medische contra-indicatie die door een arts wordt vastgesteld, een passende oplossing voor te stellen in de vorm van een tegoed of een alternatieve behandeling van gelijke waarde, naar haar redelijke beoordeling.
Artikel 11 — Niet-betaling en invorderingskosten
11.1. Voor particulieren (B2C): bij niet-betaling binnen de 14 dagen na factuurdatum wordt eerst een gratis herinnering verstuurd. Wordt er niet betaald binnen 14 dagen na deze herinnering, dan worden de volgende kosten aangerekend, conform Boek XIX WER:
- een nalatigheidsinterest van 10% per jaar op het openstaande bedrag;
- een forfaitaire schadevergoeding van € 20,00 voor saldi tot € 150,00; € 30,00 vermeerderd met 10% van de schijf tussen € 150,01 en € 500,00; en € 65,00 vermeerderd met 5% van de schijf boven € 500,00, met een totaalmaximum van € 2.000,00.
11.2. Voor ondernemingen (B2B): bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een nalatigheidsinterest verschuldigd van 12% per jaar (1% per maand) op het openstaande bedrag, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag, met een minimum van € 150,00.
11.3. Rechtstreekse betalingen na overdracht van de vordering. Vanaf het moment dat een onbetaalde vordering door de Kliniek officieel wordt overgedragen aan haar juridisch adviseur of invorderingskantoor (al dan niet na ingebrekestelling of aangetekende zending), blijft de klant gehouden tot betaling van de toepasselijke nalatigheidsinteresten, schadevergoedingen en wettelijk toegelaten invorderingskosten zoals bepaald in artikel 11.1 en 11.2.
- B2B: een rechtstreekse betaling van de hoofdsom aan de Kliniek bevrijdt de klant niet van de dossier- en invorderingskosten van de derde. Deze kosten blijven integraal invorderbaar door het invorderingskantoor.
- B2C: indien een particuliere consument na tussenkomst van het invorderingskantoor de hoofdsom rechtstreeks aan de Kliniek betaalt, blijven de wettelijk verschuldigde schadevergoeding en nalatigheidsinteresten opeisbaar overeenkomstig Boek XIX WER. Het juridisch invorderingskantoor behoudt het recht om deze wettelijke vergoedingen rechtstreeks bij de consument in te vorderen.
11.4. Wederkerigheid. De contractuele sancties en vergoedingen voorzien in dit artikel gelden wederkerig ten aanzien van de particuliere consument, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.
Artikel 12 — Aansprakelijkheid
12.1. De Kliniek voert haar prestaties uit als inspanningsverbintenis en kan niet aansprakelijk worden gehouden voor een uitblijvend of verminderd esthetisch resultaat dat te wijten is aan individuele factoren (huidtype, leeftijd, levensstijl, medische voorgeschiedenis, hormonale invloeden), aan het niet correct opvolgen van de voor- of nazorginstructies, of aan onjuiste, onvolledige of laattijdige informatie van de klant.
12.2. De Kliniek is niet aansprakelijk voor schade van welke aard ook die voortvloeit uit onjuiste, onvolledige of laattijdig meegedeelde informatie door de klant met betrekking tot onder meer medische aandoeningen, allergieën, medicatiegebruik, eerdere behandelingen, levensstijl of andere relevante omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de behandeling of het resultaat ervan.
12.3. De Kliniek is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke goederen of waardevolle voorwerpen die door de klant worden meegebracht.
12.4. De medische aansprakelijkheid voor de uitvoering van medische handelingen door een aan de Kliniek verbonden arts berust bij de behandelende arts, die hiervoor over een eigen beroepsaansprakelijkheidsverzekering beschikt, overeenkomstig artikel 3.
12.5. De aansprakelijkheid van de Kliniek voor materiële schade is, behoudens in geval van opzet of zware fout, in elk geval beperkt tot het bedrag dat in het concrete geval door haar verzekeraar wordt uitgekeerd, en bij gebrek aan tussenkomst van de verzekeraar tot maximaal het bedrag van de voor de betrokken behandeling betaalde prijs.
12.6. Geen enkele bepaling van dit artikel beoogt de aansprakelijkheid van de Kliniek uit te sluiten of te beperken voor schade die wettelijk niet kan worden uitgesloten of beperkt, waaronder schade die voortvloeit uit opzet of zware fout van de Kliniek of haar aangestelden.
Artikel 13 — Beschadiging en diefstal
13.1. De klant gaat zorgvuldig om met de infrastructuur, de toestellen, de materialen en de producten van de Kliniek. Indien door toedoen van de klant schade wordt veroorzaakt aan meubilair, apparatuur, toestellen of producten van de Kliniek, behoudt de Kliniek zich het recht voor de geleden schade op de klant te verhalen.
13.2. Elke vorm van diefstal, poging tot diefstal of opzettelijke beschadiging wordt door de Kliniek onmiddellijk gemeld bij de bevoegde politiediensten.
Artikel 14 — Klachten en geschillenregeling
14.1. Klachten over een behandeling, een product of een dienst dienen zo spoedig mogelijk, en in elk geval uiterlijk binnen 5 werkdagen na vaststelling of ontdekking, schriftelijk per e-mail te worden gemeld aan info@karelgruyaert.com. Bij gebreke aan tijdige melding wordt de behandeling of het product geacht conform te zijn aan de redelijke verwachtingen van de klant.
14.2. De Kliniek geeft binnen een redelijke termijn — en bij voorkeur binnen 10 werkdagen — een gemotiveerd antwoord op de klacht. Indien de klacht gegrond blijkt, zoekt de Kliniek in alle redelijkheid naar een passende oplossing. De aanvaarding van een klacht geeft niet automatisch aanleiding tot terugbetaling of schadevergoeding.
14.3. Partijen verbinden er zich toe eventuele geschillen eerst in der minne trachten op te lossen.
14.4. Klachten van strikt medische aard kunnen, onverminderd de bovenstaande klachtenprocedure, ook worden voorgelegd aan de Federale Ombudsdienst “Rechten van de patiënt”.
Artikel 15 — Verwerking van persoonsgegevens en medisch dossier
15.1. De Kliniek verwerkt de persoonsgegevens van de klant in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 — AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.
15.2. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (waaronder administratie, reservaties, behandelingen, facturatie en klantenopvolging), voor het naleven van wettelijke verplichtingen (waaronder de wet op de patiëntenrechten en de wettelijke bewaartermijn van het medisch dossier) en voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van de Kliniek.
15.3. In het kader van medische handelingen worden gezondheidsgegevens verwerkt. De verwerking hiervan gebeurt onder de verantwoordelijkheid van de behandelende arts en met inachtneming van het medisch beroepsgeheim. Het medisch dossier wordt bewaard gedurende de wettelijk voorziene termijn (in beginsel 30 jaar, conform de wet betreffende de uitoefening van de gezondheidszorgberoepen).
15.4. De klant beschikt over de rechten zoals voorzien in de AVG/GDPR, waaronder het recht op inzage, rectificatie, beperking, bezwaar en, voor zover wettelijk mogelijk, het recht op gegevenswissing en het recht op overdraagbaarheid. Deze rechten kunnen worden uitgeoefend via info@karelgruyaert.com.
15.5. Het volledige privacybeleid van de Kliniek is raadpleegbaar via www.karelgruyaert.com/privacy.
Artikel 16 — Beeldmateriaal
16.1. Voor- en nafoto’s en ander klinisch beeldmateriaal kunnen worden gemaakt en bewaard als onderdeel van het medisch dossier, ter opvolging van het behandelingsverloop. Deze klinische beelden worden bewaard met inachtneming van het medisch beroepsgeheim en zijn niet bestemd voor verspreiding.
16.2. Het gebruik van herkenbaar of niet-herkenbaar beeldmateriaal van de klant voor communicatie-, promotie- of marketingdoeleinden (waaronder de website, sociale media en gedrukt materiaal) gebeurt uitsluitend mits voorafgaande, vrije en uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de klant via een afzonderlijk beeldrecht-formulier.
Artikel 17 — Overmacht
17.1. De Kliniek is niet aansprakelijk voor de niet-uitvoering of de vertraging in de uitvoering van haar verbintenissen indien deze het gevolg is van overmacht, waaronder onder meer ziekte van de behandelende arts, technische defecten van apparatuur, stroomonderbrekingen, brand, waterschade, pandemie, overheidsmaatregelen of andere omstandigheden buiten haar redelijke controle. In voorkomend geval wordt de afspraak verplaatst zonder dat dit aanleiding geeft tot enige schadevergoeding.
18.1. De eventuele nietigheid, ongeldigheid of onafdwingbaarheid van één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden heeft geen invloed op de geldigheid en afdwingbaarheid van de overige bepalingen.
18.2. Indien een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig of onafdwingbaar wordt verklaard, zullen partijen deze bepaling, in de mate van het mogelijke, vervangen door een geldige bepaling die het oorspronkelijke doel en de strekking ervan zo dicht mogelijk benadert.
Artikel 19 — Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
19.1. Op alle overeenkomsten tussen de Kliniek en de klant is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.
19.2. In geval van betwisting zijn uitsluitend de rechtbanken en vredegerechten van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Brugge, bevoegd, tenzij dwingende wettelijke bepalingen een andere rechtbank voorschrijven.
19.3. In geval van interpretatieverschil omtrent de inhoud en draagwijdte van deze algemene voorwaarden is de Nederlandstalige versie steeds bepalend.
Artikel 20 — Slotbepalingen
20.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle behandelingen, diensten, consultaties, reservaties, aankopen en overeenkomsten van de Kliniek, met inbegrip van de prestaties uitgevoerd door haar geassocieerde artsen, specialisten of medewerkers.
20.2. Door gebruik te maken van de diensten van de Kliniek verklaart de klant kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en deze integraal te aanvaarden.